Comment écrire un mail parfaitement professionnel ?

Nous allons aujourd’hui sortir du cadre 100% web marketing… mais pas tant que ça. En effet, écrire un mail est une compétence professionnelle impérative.

Que ce soit pour une recherche d’emploi, de stage, pour échanger avec des clients ou ses collègues, le mail révèle beaucoup de son auteur.

Comme on a qu’une fois l’occasion de faire une première bonne impression, voici quelques recommandations pour mettre toutes les chances de votre côté… souvent très proches de celles formulées à l’occasion de notre article sur les campagnes emailing.

1/ Soigner le titre.

Votre titre doit donner envie de cliquer pour lire la suite du mail.

Il est probable qu’au sein d’un cercle professionnel dans lequel vous êtes déjà introduit, votre mail sera ouvert et lu.

Mais un titre accrocheur mettra certainement votre cible dans de meilleures dispositions.

L’expérience montre qu’une formule induisant un sentiment d’urgence ou sollicitant une action fonctionne relativement bien.

2/ Citer des sources.

Vous proposer une idée, une solution ? Argumentez en citant des sources.

Un raisonnement bâti sur des sources inattaquables l’est difficilement lui-même.

Et si écrire un mail c’était rédiger un plan court de dissertation ?

3/ Y mettre la forme.

RÉDIGER ENTIÈREMENT EN MAJUSCULES EST A PROSCRIRE.

Diversement considérés, les points d’exclamation et les smileys sont à utiliser avec une extrême modération.

Quid du  « LOL » ? Le New York Times vient de publier le premier de son histoire, en traduisant les propos de Michel Houellebecq :

Conseil pratique : attendez d’être lauréat du Goncourt avant d’en généraliser la pratique dans vos correspondances.

4/ Rester bref.

« Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement » et 150 à 200 mots (15-20 lignes) devraient suffire pour :

• Exprimer l’essentiel avec un bon esprit de synthèse.
• Préserver l’attention de votre lecteur et sa capacité à vous répondre rapidement.

Notez que la paternité de la citation fait débat pour certains internautes :

5/ Objectif : 0 faute.

A l’heure où des correcteurs d’orthographe sont intégrés dans les messageries et les navigateurs, il faut une certaine dose de paresse pour ne pas faire un clic droit et sélectionner le mot correct.

Dans le même esprit, une syntaxe paresseuse, où manquent quelques mots à l’occasion, peut être perçue comme un manque de considération par votre destinataire.

Peut-être aura-t-il la délicatesse de vous le faire remarquer avec des chatons ?

6/ Écrire un mail pour tous, à l’épreuve du temps.

Un mail professionnel n’est pas un mail personnel : il peut être lu par plusieurs personnes dans une entreprise.

Il peut aussi être archivé… et ressorti plus tard.

Posez-vous donc la question dans le cadre d’un projet à défendre par exemple :

• Suis-je d’une parfaite politesse ?
• Serais-je gêné qu’une autre personne lise ce mail ?

En cas de doute, procédez à quelques retouches.